Vesilahden kunta mahdollistaa tilojen vuokraamisen ja varaamisen yhdistysten, yritysten ja yksityishenkilöiden käyttöön. Tilojen vakiovuorojen hakuaika talvikaudelle päättyy 15.4. ja kesäkaudelle 31.1. mennessä. Muutoin vapaita tiloja voi varata pitkin vuotta. Kunta noudattaa tilavarauksissaan seuraavia ehtoja, joita täydennetään tilakohtaisin ehdoin.

1. Tilan varaaja on vastuuhenkilö tilan käyttöön liittyen. Varaajan tulee olla täysi-ikäinen.

2. Tilan varaus edellyttää varaajan yhteystietojen luovuttamista (sekä laskutettavien vuorojen osalta y-tunnuksen tai henkilötunnuksen luovuttamista).

3. Varattavassa tilassa järjestettävä tilaisuus ei lähtökohtaisesti saa häiritä muuta toimipisteen toimintaa, asiakkaita tai käyttäjiä. Melua tai häiriötä aiheuttavista yleisötilaisuuksista sovitaan tapauskohtaisesti tilan haltijan ja tarvittaessa viranomaisten kanssa.

4. Varaaja huolehtii, että vuoron aikana säilyy hyvä järjestys eikä tiloja käytetä muuhun käyttöön kuin mihin se on vuokrattu.

5. Varattavassa tilassa järjestettävän tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen. Tiloja ei vuokrata rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan eikä vaalikaranteenin aikana yksittäisten puolueiden yleisötilaisuuksiin.

6. Vesilahden kunnalla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä varaajan pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja sääntöjä rikotaan tai on rikottu.

7. Varaaja saa tilavarauksestaan vahvistuksen, kun varaus on hyväksytty.

8. Tilaan merkittyä maksimihenkilömäärää ei saa ylittää.

9. Maksullisten tilojen osalta varaus ja lisäpalvelut maksetaan varaustilanteessa verkkomaksuna tai jälkikäteen laskulla.

10. Mahdollisesta muusta kuin varaukseen määritellystä käytöstä aiheutuneet kulut (esim. vartiointi-, järjestely- ja siivouskulut) laskutetaan tilan varaajalta.

11. Tiloissa on käytössä erilaisia hälytysjärjestelmiä. Varaajan tulee huolehtia niiden asianmukaisesta käytöstä ohjeiden mukaisesti.

12. Päivystäjän saapuessa paikalle esim. turhan ovihälytyksen tai avainten noutamatta jättämisen vuoksi, laskutetaan varaajalta 100 €/käyntikerta. Päivystävän huoltomiehen tavoittaa numerosta 050–3895 255.

13. Peruuttamatta jääneistä varauksista ei tehdä palautuksia.

14. Varauksen hinta määräytyy voimassa olevan hinnaston perusteella. Tilan hinta ilmoitetaan kohteen tiedoista.

15. Kulkuoikeus tilaan mahdollistetaan kohteesta riippuen asiakaspalvelijan toimesta, hakemalla avain ilmoitetusta paikasta määräaikana tai omatoimikulkuna.

16. Kulkuoikeutta ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Tilojen ovia ei saa jättää avoimeksi ilman varaajan valvontaa. Varausvahvistuksen yhteydessä varaaja saa tilan kulkuohjeet sekä yhteystiedot ongelmatilanteita varten.

17. Varaajan vastuulla on huolehtia mahdolliset viranomaisluvat (mm. turvallisuus- sekä pelastussuunnitelmat), mikäli tilaisuuden luonne ja kävijämäärä sitä edellyttävät. Varaaja tutustuu kiinteistöön ja sen turvallisuuskäytäntöihin käytön alkaessa.

18. Varattu tila kalusteineen on varaajan käytettävissä varauksessa määriteltynä aikana. Viimeinen käyttäjä sammuttaa valot ja huolehtii ovet lukkoon varmistaen myös, ettei ketään jää tiloihin tai pukuhuoneisiin. Osassa kohteita on käytössä kunnan avoin vierailijaverkko.

19. Tilat tulee jättää käytön jälkeen siihen kuntoon kuin ne olivat vuokrauksen alkaessa. Mahdollisten alkuvalmistelujen ja loppusiivouksen tulee sisältyä varattuun aikaan. Kirjaston ja nuorisotilan varauksissa käytetyt astiat tulee pestä sekä muut laitteet ja välineet palauttaa paikoilleen. Myös roskat tulee viedä pois tilasta lähimpään keräyspisteeseen. Tiloissa tulee noudattaa tilan turvallisuusohjeita. Lähtiessä tulee varmistaa, että ovet ja ikkunat on suljettu. Vesilahden kunta ei vastaa pukuhuoneisiin tai muihin tiloihin jätetyistä tavaroista.

20. Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tilan käyttäjät aiheuttavat vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi tilan yhteyshenkilölle.